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Las pymes pueden ser más eficientes y competitivas desde su cadena de valor mediante un sistema de facturación electrónica que no exige inversiones tecnológicas. La oferta de soluciones en la nube, un sistema basado en el modelo SaaS (Softwareas a Service), lo permite.

Por: José Buitrago – Consultor Factura Electrónica

El reemplazo de procesos internos tradicionales por modelos basados en tecnología amigable, cien por ciento web y de fácil integración, como la facturación electrónica, optimiza los procesos en el corto plazo y genera beneficios inmediatos. Sin embargo, la masificación de este modelo en Colombia encuentra barreras significativas.

La cultura organizacional se resiste a los cambios que la facturación electrónica genera en los procesos administrativos e ignora su capacidad para garantizar el cumplimiento de requisitos técnicos y legales de facturación; la autenticidad de origen y la integridad del contenido de la factura para efectos fiscales, así como la trazabilidad del proceso y la consulta electrónica de la factura en todo momento para evitar la pérdida de documentos.

Lo cierto es que la implementación de la factura electrónica tiene implicaciones ambientales que permiten a las organizaciones un ahorro sostenible de entre el 60% y el 80%, gracias a la reducción en el consumo de papel, impresión, gestión de archivos y los ciclos de flujo de caja. De igual manera, facilita la conciliación de cuentas (al tener la información contable al instante), disminuye los tiempos operativos y suprime los costos del envío físico.

¿Cómo funciona?

1. El obligado a facturar genera desde su sistema de información la factura, tal como lo hace normalmente.
2. Por medio de una integración tecnológica, la información de la factura es enviada a la plataforma de factura electrónica con el fin de iniciar la validación.
3. La información de la factura pasa al validador. Él es quien controla que los acuerdos con los clientes sean bilaterales y que la resolución de la numeración se encuentre habilitada para facturar electrónicamente. En ese momento se genera el contenido técnico de control reglamentado por la Dian.
4. Cuando la factura ya está disponible, una notificación vía correo electrónico llega al cliente informándole que puede consultar su documento.
5. Una vez consultado, el cliente (adquiriente) puede aceptarla o rechazarla. De igual forma le llegarán las notificaciones a la empresa emisora.

Modelos

B2B (Business to Business): esta modalidad aplica para empresas con clientes corporativos. La empresa debe realizar un acuerdo bilateral con sus clientes para la emisión de la factura electrónica y debe contar con un mecanismo electrónico para la consulta, aceptación, rechazo y conservación de la misma.

B2C (Business to Consumer): esta modalidad aplica para empresas que tienen como clientes a personas naturales. Se emite un comprobante de pago desarrollado especialmente para empresas en el sector de servicios públicos y ventas al consumidor directo.

En Latinoamérica varios países como México, Brasil, Chile y Ecuador han optado por el uso de la factura electrónica. Colombia no puede ser ajena a este cambio que exige una gran responsabilidad social. Es vital que las empresas "emisoras" y los clientes "receptores" entiendan su dinámica y los beneficios que ofrece, antes de una eventual y próxima obligatoriedad.

En nuestro país los aspectos fiscales de la expedición, entrega, aceptación, exhibición y conservación de facturas en medios y formatos electrónicos han sido regulados mediante los requisitos técnicos y legales establecidos por la Ley 527 de 1999, el Decreto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público No. 1929 de 2007 y la Resolución de la Dian No. 14465 de 2007, además de las normas posteriores que las complementan o modifican.

Actualmente el gobierno nacional cuenta con el apoyo del Fondo Monetario Internacional y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) para implementar y financiar el programa "Impulso y masificación de la factura electrónica en Colombia", a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Este organismo se encuentra preparando el decreto por medio del cual se reglamentarán las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.

La migración de la factura física a la electrónica es el paso a seguir. El gobierno nacional facilitará este proceso y gracias a la implementación de estándares internacionales el modelo facilitará el ejercicio de las empresas, los usuarios y la Dian.

ABC de la factura electrónica

• Aceptación: todos los clientes deben aceptar el acuerdo del nuevo modelo de facturación, antes de realizar el primer envío. Se realiza una sola vez.
• Adquiriente: es la persona natural o jurídica que como adquiriente de bienes o servicios debe exigir factura o documento equivalente y que, tratándose de la factura electrónica, la debe aceptar y conservar para su posterior exhibición.
• Certificación Norma ISO 9001: garantiza la expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición de la factura en medios y formatos electrónicos.
• Numeración: es el número que obedece a un sistema de numeración consecutivo autorizado por la Dian. Corresponde al mismo número autorizado para la factura generada por computador.
• Obligado a facturar: es la persona natural o jurídica que conforme a las normas tributarias tiene la obligación de facturar y que, tratándose de factura electrónica, la debe expedir, generar y numerar por medio de un sistema de facturación por computador.
• Tercero: es la persona natural o jurídica que presta al obligado a facturar y/o al adquiriente, los servicios inherentes al proceso de facturación tales como: expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición. En consecuencia, el tercero debe cumplir todos los requisitos y condiciones exigidos en el presente decreto. Debe contar también con la certificación Norma ISO 9001 para la prestación del servicio.

 

*Fuente: Decreto 1929 de 2007 que reglamenta la utilización de la factura electrónica.